Site 360° Denetim Sistemi
360° Site Denetimi
Site yönetiminde denetim yaptırmanın temel amacı, yöneticiyi suçlamak değil; kat maliklerinin parasının doğru kullanıldığını ve yönetimin mevzuata uygun yürütüldüğünü güvence altına almaktır.
Mali denetimle sınırlı kalmayan; hile, satın alma, bütçe, uygunluk, iş güvenliği, site güvenliği, teknik, yangın ve personel alanlarını tek programda birleştiren denetim.
Neden profesyonel denetim?
Site denetimi neden profesyoneller tarafından yapılmalı?
Profesyonel denetim ile:
- Şeffaf yönetim
- Düzenli mali kontrol
- Erken risk tespiti
- Belgeli harcama
- Düzenli raporlama
- Kat maliki güveni
-
Aidatların nereye harcandığı görülür.
Toplanan aidatların; bakım, temizlik, güvenlik, personel, elektrik, asansör, sigorta vb. giderlere doğru şekilde harcanıp harcanmadığı kontrol edilir.
-
Yönetimin hesap verebilirliği sağlanır.
Yönetici, kat maliklerine karşı yaptığı işlemler konusunda şeffaf olmak zorundadır. Denetim, bu şeffaflığın en önemli araçlarından biridir.
-
Usulsüz harcamalar erken tespit edilir.
Belgesiz ödemeler, kişisel harcamalar, gereksiz veya yüksek bedelli alımlar, mükerrer ödemeler gibi sorunlar büyümeden ortaya çıkarılabilir.
-
Aidat borçları kontrol edilir.
Kimlerin borçlu olduğu, borçların takip edilip edilmediği ve yönetimin alacakların tahsili konusunda gerekli işlemleri yapıp yapmadığı incelenebilir.
-
Yönetici de korunmuş olur.
Düzenli ve bağımsız denetim, yöneticinin yaptığı işlemlerin kayıt altına alınmasını sağlar. Sonradan “bu para nereye harcandı?” şeklindeki iddialara karşı yöneticinin elinde denetim raporu bulunur.
-
Kat malikleri arasında güven oluşturur.
“Yönetim ne yapıyor?” tartışmasının yerine, belgeye ve rakamlara dayalı bir yönetim anlayışı oluşur.
-
Geçmiş dönem hataları tespit edilir.
Özellikle yeni yönetim göreve geldiğinde önceki dönem hesaplarının incelenmesi, devralınan borçların ve alacakların belirlenmesi açısından önemlidir.
Denetim, yönetime güvensizlik değil; yönetimin güvenilirliğini belgelemektir.
Denetim sıklığı
Peki denetim hangi periyotlarla yapılmalı?
Yılda bir kez yapılan denetim ile üç ayda bir yapılan denetim arasındaki fark, aynı sorunların ne zaman ve hangi büyüklükte fark edildiğidir.
| Yıllık denetim | 3 aylık denetim Önerilen |
|---|---|
| Hatalar geç fark edilir | Hatalar erken fark edilir |
| Belgelerin takibi zorlaşır | Belgeler düzenli kontrol edilir |
| Aidat borçları birikebilir | Borçlar dönemsel takip edilir |
| Usulsüzlük varsa büyüyebilir | Erken müdahale edilir |
| Yıl sonunda yoğunluk oluşur | İş yükü dört döneme bölünür |
| Yönetici üzerindeki şüpheler artabilir | Sürekli şeffaflık sağlanır |
Kanun da üç ayı esas alır. 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 41. maddesine göre yönetim planında hesapların denetlenmesi için belli bir zaman konulmamışsa bu denetim her üç ayda bir yapılır; haklı bir sebep çıkarsa hesap denetlenmesi her zaman yapılabilir. Üç aylık denetim bir tercih değil, Kanun'un öngördüğü olağan düzendir. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun ilgili maddeleri →
Site 360° Denetim Sistemi
On alanda inceleme, tek raporda sonuç
Her alan kendi kontrol listesiyle incelenir; bulgular önem sırasına göre tek bir denetim raporunda toplanır.
-
Denetim alanı
Mali ve Finansal Denetim
Aidatlar, banka, kasa, gelir-gider, borçlar, ödemeler.
-
Denetim alanı
Hile ve Usulsüzlük Denetimi
Şüpheli ödemeler, mükerrer faturalar, kontrol açıkları.
-
Denetim alanı
Satın Alma ve Tedarikçi Denetimi
Piyasa fiyatı karşılaştırması, satın alma tekliflerinin kontrolü.
-
Denetim alanı
Bütçe ve Performans Denetimi
Sadece “harcama doğru mu?” değil, “bu harcama gerçekten gerekli mi ve daha uygun maliyetle yapılabilir miydi?” sorusunu da inceleyen denetim.
-
Denetim alanı
Uygunluk Denetimi
Kanun, yönetim planı, genel kurul ve yönetim kararlarına uygunluk.
-
Denetim alanı
İş Sağlığı ve Güvenliği Denetimi
Çalışanlar, riskler, eğitimler, ekipmanlar, iş kazaları.
-
Denetim alanı
Güvenlik Denetimi
Güvenlik personeli, kamera, giriş-çıkış, ziyaretçi ve otopark güvenliği.
-
Denetim alanı
Teknik Denetim
Asansör, jeneratör, hidrofor, elektrik, mekanik sistemler, kazan dairesi.
-
Denetim alanı
Yangın ve Acil Durum Denetimi
Yangın sistemleri, tahliye yolları, acil durum ekipmanları ve tatbikatlar.
-
Denetim alanı
Personel Denetimi
Çalışma düzeni, bordrolar, izinler, SGK, görev tanımları.
Kapsam sitenize göre belirlenir. On alanın tamamı tek seferde denetlenebileceği gibi, sitenizin ihtiyacına göre seçilen alanlar üç aylık dönemlere de dağıtılabilir. Denetim, ana sayfada anlatılan dört adımla yürütülür: belge toplama, inceleme, bulgular ve kat malikleri kuruluna rapor.
İletişim
Siteniz için 360° denetim kapsamını birlikte belirleyelim.
Sitenizin büyüklüğünü, blok ve bağımsız bölüm sayısını, çalışan personelini ve incelenmesini istediğiniz dönemi yazın; hangi alanların öncelikli olduğunu ve teklifi birlikte netleştirelim.