Kontrol listesi
“Denetim yaptırdık” cümlesi tek başına bir şey ifade etmez. Önemli olan hangi belgelerin istendiği, o belgelerde neye bakıldığı ve çıkan tespitin neye dayandırıldığıdır. Bu sayfa, bir denetimin dört aşamasını ve her aşamada yapılan işi olduğu gibi anlatıyor.
Aşağıdaki listeler kendi sitenizde de kullanılabilir. Seçilmiş denetçiyseniz belge talebinizi bu listeye göre yazabilir, kat malikiyseniz yönetimden bu başlıkların hesabını sorabilirsiniz.
Önce bir ayrım: Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 41. maddesine göre kat malikleri kurulu denetim işini kendi aralarından seçeceği bir denetçiye veya üç kişilik bir denetim kuruluna verebilir. Yani seçilmiş denetçi kat maliklerinden biri olmak zorundadır; dışarıdan bir firma bu göreve seçilemez. Profesyonel destek bu görevin yerine geçmez, onu besler: incelemeyi yapar, çalışma kâğıtlarını hazırlar, bulguları belgeye bağlar ve raporu yazar. Rapor kurula seçilmiş denetçi ya da denetim kurulu eliyle sunulur.
Denetim, yönetime verilen yazılı bir belge listesiyle başlar ve belgeler teslim tutanağıyla alınır. Bu, hem incelemenin kapsamını belirler hem de sonradan “o belgeyi vermiştik” tartışmasını önler. Teslim edilmeyen belgenin kendisi de bir bulgudur ve rapora öyle geçer.
Çıktı: belge listesi ve teslim tutanağı
Belgeler geldikten sonra yapılan işin tamamı budur. Her alanın kendi kontrol listesi vardır; aşağıdakiler 360° denetim sisteminin on alanında fiilen uygulanan kontrollerdir. Kapsam sitenizin büyüklüğüne göre daraltılabilir.
Çıktı: çalışma kâğıtları
Bir tespit, yalnızca dört soruya birden yanıt veriyorsa bulgudur. Bunlardan biri eksikse ortada bulgu değil, kanaat vardır. Her bulgu için yönetimin açıklaması alınır ve rapora olduğu gibi yansıtılır; denetim, tek taraflı bir suçlama metni değildir.
Çıktı: bulgu listesi ve yönetim yanıtı
Rapor kat malikleri kuruluna yazılı olarak sunulur ve sonucu karar defterine işlenir. Kanun, denetçinin ya da denetim kurulunun raporunu yönetim planında yazılı zamanda, zaman yazılmamışsa her takvim yılının ilk ayında kurula vermesini ve raporun çoğaltılıp taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilmesini öngörür.
Çıktı: bağımsız denetim raporu
Pratikte
Aşağıdakiler, site ve apartman denetimlerinde en çok karşılaşılan başlıklardır. Çoğu kötü niyetten değil, kurulmamış bir kontrol düzeninden doğar.
İletişim
Yukarıdaki kontrollerin tamamını kendi sitenizde yürütmek isterseniz bu sayfa yol haritanız olsun. Yürütülmesini bize bırakmak isterseniz sitenizin büyüklüğünü ve hesap dönemini yazın; kapsamı birlikte belirleyelim.